活学巧用Excel 2000的高级筛选

学生成绩处理是班主任工作的一个重要组成部分，哪些学生进步了，哪些学生掉队了，这些指标应该建立在对考试成绩进行科学分析的基础上。笔者在实际工作中，巧妙地利用Excel 2000的“高级筛选”功能完成了这些工作，收到了很好的效果。

要用好“高级筛选”功能，关键在于正确建立条件范围，巧妙利用多重条件的组合。为了便于说明问题，我们以图1的数据为例来进行说明，我们先把该表的表头复制到I1：O1区域，我们将在这个区域建立条件范围。



图1

实例一

此实例是要列出两次考试成绩进步的所有学生。

如果我们想看看哪些学生在考试中进步了，我们参照原始数据，只需在K2(“综合成绩1”)和O2(“综合成绩2”)单元格中分别输入“<600”和“>600”，意思是需要系统筛选出符合“综合成绩1<600”而“综合成绩2>600”的所有学生。然后，在菜单“数据→筛选”中选择“高级筛选”，得到如图2所示对话框，在[方式]下选择“将筛选结果复制到其他位置”。单击“数据区域”右边的[压缩对话框]，用鼠标选中我们的数据区域A1：G51，用同样的方法在“条件区域”框中输入“$I$1：$O$2”，在“复制到”框中输入目标位置“$I$8：$O$8”。[确定]后结果如图3所示，这便是我们要找的本阶段综合成绩有所进步的学生了。

[小提示]怎样找出“掉队”的学生呢？看懂了实例一，这个问题便不难了，我们只需修改上例中的条件区域的限制。



图2

实例二

本例实现找出两次成绩中达到过600分的学生。

本例中的条件也是由两个条件复合而成的，但却只需两次成绩之中有一次成绩超过600分即可，因此构成了另外一类逻辑关系??“或”的关系。怎么处理呢？我们只需在上述的条件区域的L2单元格输入“>600”，在O3单元格输入“>600”(请注意，这两个条件不在同一行！)，在图3的“条件区域”框相应输入“$I$1:$O$3”，其他按图3所示即可。



图3

实例三

本例是要找出成绩在某一区间段的学生。

比如，“综合成绩1”在“590~610”之间的学生很有潜力，怎样把这部分学生快速筛选出来呢？还是修改条件区域，是因为此例涉及两次利用“综合成绩1”进行分析，在“高级筛选”中务必要把它作为列标重复一次。我们在第O列后增加一列，在P1单元格同样输入“综合成绩1”，然后在同一行中L2和P2单元格分别输入“>590”、“<610”(为什么要在同一行输入？呵呵，真聪明！因为是“且”的关系嘛！)。

实例四

本例实现找出“综合成绩1”在“590~610”之间或“综合成绩2”在同一区间的所有学生。

这是几种条件中最为复杂的一种条件格式，按照上面的介绍，我们需要在P列后再增加一列“综合成绩2”，然后分别在L2和O2中输入“>590”、“<610”，分别在O3和Q3中输入“>590”、“<610”(请注意我们是在两行中分别输入的条件！)。再进行一次“高级筛选”吧，马上就可以在目标区域“$I$8:$O$8”中获得你所要的结果了！

总结

综上所述，用好“高级筛选”的关键在于条件区域的正确设定，我归纳了一下，重点应该注意以下几点：

1、条件区域的第一行应该与数据区域的第一行(通常是标题行)保持一致，最好用复制的方法完成。

2、在条件区域同一行中出现的条件，相互之间一般是“且”的关系(即通常所说的“同时成立”)，而在不同行出现的条件，通常是“或”的关系(即通常所说的“其中之一”成立即可)。

3、在图3的填写中，条件区域框中一般不要包含条件区域的空行，否则筛选结果可能有误。

掌握了这些操作，用来进行学籍管理和日常管理也是可行的，感兴趣的朋友可以试一试。