巧用Excel智能录入成绩单

我是一位小学教师，在Excel中设计了一种智能成绩录入单（如图1）。



三大功能

功能一：在“成绩”列输入成绩后，在“等第”列就能智能地显示出相应的“等第”，如果“等第”为“不及格”，还会用红色字体提醒。

 
功能二：在“成绩”列中误输入文字或者输入的成绩数值不符合具体要求时（小学考试多采用100分制，数值大于100或者小于0时都是错误的），在“等第”列就会用醒目的灰底黄字显示提示信息：“分数输入错误”。

功能三：当某位学生因病或因事缺考，“成绩”列中的分数为空时，相应的“等第”也为空，不会出现因为学生缺考而导致“等第”是“不及格”的现象。

制作方法

1. 新建Excel工作簿，在单元格A1、B1、C1中分别输入“姓名”、“成绩”、“等第”。

2. 从A2开始输入学生姓名，从B2开始输入学生成绩，C2显示相应的“等第”，在C2单元格中输入如下内容：“=IF(ISTEXT(B2),"分数输入错误",IF(OR(B2<0,B2>100),"分数输入错误",IF(B2>=85,"优秀",IF(B2>=75,"良好",IF(B2>=60,"及格",IF(ISNUMBER(B2),"不及格",IF(ISBLANK(B2)," ",)))))))”（如图2）。



说明：这里应用了IF函数的嵌套，如果第一个逻辑判断表达式“ISTEXT(B2)”为真时，在C2中就显示“分数输入错误”，如果为假，就执行第二个IF语句；如果第二个IF语句中的逻辑表达式“OR(B2<0,B2>100)”为真，在C2中就显示“分数输入错误”，如果为假，就执行第三个IF语句中的逻辑表达式……依此类推，直至结束。整个IF语句的意思是：当您在B2单元格输入的内容 
是文字时，在C3单元格就显示“分数输入错误”；当您输入的数值比0小或者比100大时，也显示“分数输入错误”，当B2的数值大于或等于85时就显示“优秀”，当B2的数值大于或等于75时就显示“良好”，当B2的数值大于或等于60时就显示“及格”，如果是其他数值就显示“不及格”；如果B2单元格内容为空，那么C2也为空。

3. 拖动B2的“填充柄”，利用Excel的自动填充功能将这个公式复制到下面的单元格中。

4. 同时选中列B和列C，点击“格式/条件格式”，出现“条件格式”设置窗口，（点击“添加条件”可以添加更多的条件，但最多是3个条件），对“条件格式”进行如图3所示设置（点击相应条件中的“格式”就能设置文字的格式），并保存文档。

说明：“条件1”限定所有介与0和59之间的数值变为红色字体；“条件2”限定所有等于“不及格”的单元格文字变为红色字体；“条件3”限定所有等于“分数输入错误”的单元格文字为蓝底黄字。

至此，一个智能化的成绩录入单就完成了，是不是很方便！